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Você Sabia?

A partir de 1º de setembro muitas empresas serão obrigadas a trabalhar com a nota fiscal eletrônica, e com isso o uso das notas 1 ou 1-A para transporte da mercadoria será trocada pela emissão do DANFE.

O que é e para o que serve o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:
a. conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
b. acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
c. auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
d. colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.
Características do DANFE:
O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação dela;
O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e;
Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das notas fiscais modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado a emitir NF-e deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;
O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo ou formulário pré-impresso e, em caso de contingência, Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA). Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato COTEPE.
A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso.
Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no máximo, 50% do tamanho da folha. (essa impressão no verso será de responsabilidade de quem emite e não do sistema Artsoft).
Uso de Formulário de Segurança (FS) e de Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA):

O uso do Formulário de Segurança (FS) e do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência, excetuados aqueles em que o contribuinte, em situação de contingência, transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) - Receita Federal do Brasil ou transmitir a Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e) para a Receita Federal do Brasil, casos em que o DANFE será emitido em papel comum, exceto papel jornal.

Na hipótese de utilização do FS ou do FS-DA para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ, do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).

Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?

O DANFE deve ser impresso, pelo emitente da NF-e, antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos, devendo, nos casos de reimpressão, contar esta informação no referido documento.

A emissão do DANFE é feita por um sistema individual? Como emitir o DANFE?

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).

É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE. (Esse uso é de responsabilidade do emissor da Nota Fiscal e não da Artsoft)

Nos casos de operações interestaduais e de exportação o documento que irá acompanhar as mercadorias poderá ser o DANFE?

Sim, a NF-e substitui a nota fiscal em papel modelos 1 ou 1-A, e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.
Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?

O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, registrando no referido documento que se trata de uma reimpressão, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.

No caso de vendas para pessoa física, qual documento será entregue? O DANFE?

A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a nota fiscal de circulação de mercadorias modelo 1 ou 1A, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a nota fiscal modelo 1 ou 1A também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

Em quaisquer dos casos, a nota fiscal modelo 1 ou 1 A poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.

Como adquirir Formulário de Segurança (FS) e Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para impressão do DANFE?

O uso do formulário de segurança para impressão do DANFE só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência.

As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação, por parte da SEFAZ da unidade da federação do emissor, do Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs), no caso de aquisição de Formulário de Segurança (FS), e da Autorização de Aquisição de Formulário de Segurança para Documentos Auxiliares de Documentos Fiscais Eletrônicos – AAFS-DA, no caso de aquisição do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).

Tendo sido aprovado o PAFs ou a AAFS-DA pelo fisco, o emissor de documento fiscal eletrônico poderá adquirir os formulários de segurança (FS e FS-DA) junto aos fabricantes credenciados pela Secretaria Executiva do CONFAZ/ICMS. O FS-DA também poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados. Por enquanto, não há distribuidores e gráficas locais credenciados, de forma que os formulários de segurança (FS e FS-DA) devem ser adquiridos diretamente dos fabricantes.

A relação completa de fornecedores autorizados a fabricarem formulário de segurança (FS e FS-DA) está disponível no site do CONFAZ, menu “Publicações”, submenu “Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas”.
O formulário de segurança pode ser usado por vários estabelecimentos da mesma empresa?

Sim, o formulário de segurança adquirido por uma empresa (matriz, por exemplo) pode ser utilizado em todos os seus estabelecimentos (ex.: filiais) do mesmo Estado. O PAFAS deverá ter sido autorizado pela SEFAZ do Estado do próprio emissor, não sendo possível a utilização de formulário de segurança adquirido por autorização de outro Estado.

É obrigatória a inserção de elementos como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora no DANFE?

Sim, a inserção dessas informações é obrigatória.

Há um leiaute obrigatório para o DANFE?

Sim, o DANFE deve seguir os modelos previstos nos anexos do Manual de Integração – Contribuinte.

O que deve ser feito com o canhoto da DANFE assinado pelo cliente? Deve ser armazenado?

O canhoto possui finalidade comercial, e não fiscal, sendo utilizado na confirmação de recebimento da mercadoria. O ideal é guardar o canhoto, para o caso de o fisco solicitar, numa eventual auditoria, a comprovação da entrega ou recebimento da mercadoria descrita na NF-e.

No caso da nota fiscal modelo 1, o retorno de vasilhames é acobertado por uma via adicional da nota fiscal. E no caso do da NF-e?

Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais para as notas fiscais, o contribuinte que utilizar NF-e deverá imprimir o DANFE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma. Assim, nas saídas de vasilhames, recipientes e embalagens, inclusive sacaria, em retorno ao estabelecimento remetente ou a outro do mesmo titular ou a depósito em seu nome, poderá ser utilizada uma via adicional do DANFE para acobertar o trânsito de mercadorias.

De forma a agilizar nas informações citamos acima todas as principais questões referentes ao DANFE, sendo tudo retirado no seguinte endereço: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/assuntoagrupado4.aspx , no dia 31/07/09.
Para maiores informações procurar informações no próprio site.