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É muito comum a confusão entre os conceitos de Sistema e de Software. Na perspectiva de um sistema de gestão empresarial, compreender cada um desses significados contribui para a percepção da importância de cada uma das partes envolvidas no processo de implantação e utilização de um software erp.

Sistema é um conjunto de elementos que, integrados, formam um todo organizado. À integração entre os elementos do sistema, ou seja, a convergência de esforços para um mesmo fim na qual uma parte influencia todas as outras, chamamos de sinergia.

Software corresponde ao programa aplicativo que recebe, compila e retorna os resultados dos dados inseridos permitindo ao usuário realizar uma ou mais tarefas específicas.

Ou seja, sistema é o todo e software é parte do todo.

Os cinco componentes de um sistema automatizado são: os equipamentos, os procedimentos, os usuários, os dados e o software.
Entenda agora a importância de cada um dos elementos para o pleno funcionamento do sistema:

- Equipamentos: Os equipamentos utilizados devem oferecer um ambiente propício e seguro de trabalho.
- Procedimentos: os procedimentos do cliente devem estar alinhados de modo a simplificar e agilizar a rotina de trabalho.
- Usuários: comprometimento, visão abrangente, agilidade, disciplina, envolvimento e capacidade de mudar paradigmas em prol da melhoria e aperfeiçoamento constantes são características fundamentais. Além disso, é papel do usuário alimentar o sistema com os dados corretos e de forma precisa.
- Dados: a qualidade dos dados inseridos no sistema é determinante para uma resposta desejada.
- Software: Ferramenta de trabalho desenvolvida para automatizar procedimentos.